Rendezvény szervezési alapelvek

1. A sportegyesület a programokhoz előleget nem fizet. Ha valamilyen programra (gyalogtúra, sítúra, kerékpártúra, bel és külföldi túra stb.)  előleg befizetése szükséges, akkor azt a résztvevők fizessék be. Az SE hozzájárulás közvetlenül a program előtt (egy-két héttel) legyen kifizetve, a bizonyított költségek alapján (az SE nevére szóló dátumozott árajánlat szállásra, személyszállításra, helyi szolgáltatásra), vagy számla alapján.

2. A programok költségeihez nagybani éves terv készítése szükséges hi. az előző év november 30.  A vezetőség elsősorban a nagybani éves tervben szereplő programokra biztosít hozzájárulást, egyéb programokra csak a rendelkezésre álló kereten belül, különösen indokolt esetben. A nagybani terv negyedévente a vezetőség részéről aktualizálásra kerül, ami kismértékű változásokat okozhat a hozzájárulások mértékében. Általános elv, hogy a szállás költségekhez, a programokhoz  igénybevett sport bérlethez - sí pályabérlet, természetjáró szervezés díj - adunk támogatást. A többi járulékos költséget (étkezés, stb.) a részvevőknek kell finanszírozni.

3. A különböző szakágakban programokat minden SE tag tervezhet. Az éves elfogadott program tervet az előző év december 15.-ig ki kell hirdetni. Az éves programterv felülvizsgálatát  negyedévente a negyedév utolsó hetéig (március, június, szeptember, december) kell benyújtani az elnökség bármely tagjának lehetőleg elektronikus formában. Az összegyűlt programokat az elnökség egyezteti és a költségtervben szerepeltetve értesíti a szervezőket a támogatások formájáról és mértékéről. A negyedéves program tervet a SE tagok e-mail-ben kapják meg legkésőbb a negyedév első hetében.

4. A benyújtandó program terv tartalmazza a program megnevezését, a program idejét (legalább hónapot), megnevezését, helyét, a résztvevők tervezett számát (SE tag + külső), a tervezett felmerülő költségek értékét és nemét (szállás, személyszállítás, helyi szolgáltatás, stb.). Az elfogadást követően a programokat nyilvánosan (internet, intranet, e-mail) meg kell hírdetni, azokon bárki részt vehet. Zárt csoportprogramokat, a meghirdetett programokkal párhuzamos új terveket  (a vezetőséggel nem egyeztetett, és nyilvánosan nem meghirdetett) az SE nem támogatja. Ha egy program előzetes terve a tervezett időpont előtt 30 nappal, illetve a program egyeztetett részletes terve 15 nappal a tervezett időpont előtt nincs közzétéve a program nem támogatható.

5. Ha a tervezett programok költségei a megvalósulás előtt jelentősebb mértékben módosulnak, a vezetőség dönt a hozzájárulás mértékéről, esetleges költségátcsoportosításról. Támogatás csak a résztvevők pontos névsorának ismeretében adható. A programtól való visszalépés költségeit az SE nem téríti.

6. A megvalósult programokról  beszámolót és fényképeket  várunk a  honlapunkon való  nyilvános megjelenítés céljából. Határidő a programról történő visszaérkezés utáni 30 napon belül. A beszámoló elkészíttetésért, a képek leadásáért és a határidő betartásáért a program szervező felel.

7. A túratervek készítésénél ügyelni kell arra, hogy világ, országos, illetve  a legnagyobb helyi, baranyai  eseményekkel, rendezvényekkel fesztiválokkal, sportversenyekkel  lehetőleg ne essenek egybe az SE programok.

8. A kis busz igényeket az SE elnök koordinálja. Az igényeket nála kell bejelenteni , és dönt az engedélyezésről. Ha egy időpontra több igény jelentkezik elsőbbséget élveznek azok a meghirdetett programok, ahol a legtöbb SE tag vesz részt. A kis buszt az SE tagok 1-200 km –nél nem hosszabb belföldi magán utakra az aktuális éves önköltségi áron vehetik igénybe. Az elnökség úgy döntött, hogy külföldi magán programokra a kis busz költségtérítéssel sem vehető igénybe.

9. Véleményeket észrevételeket az elnökségi tagok e-mail-jaira kérjük eljuttatni

Elfogadta az SE elnöksége.

Pécs, 2011.08.24 .